採用計画とは？立案時のチェック項目と「選考フォロー」の重要性も

少子高齢化など時代が変化していく中で、優秀な人材を採用するためには戦略的な採用計画が重要です。採用計画がうまくいかないと、優秀な社員が減り、会社の経営にも悪影響を及ぼしかねません。

採用計画に失敗しないためには、事前に事業戦略などをチェックし、手順通りに採用計画を立てていく必要があります。今回は採用計画の立て方や採用計画を立てる上で押さえておきたい「選考フォロー」の方法についても解説します。

採用する人材と会社のミスマッチを防ぐためにも、採用計画の必要性や採用計画の立て方について理解を深めましょう。

採用計画とは、企業の財産とも呼べる人材を採用、配置、異動するための計画を立てることです。会社の事業計画を基に採用人数や求める人物像、採用スケジュール、採用方法などの計画を具体的に決めていきます。そのため、採用計画を立てる際は事業計画を正確に把握することが大切です。

採用計画を立てるには採用目標や目的を明確にする必要があるため、経営方針を理解しておくことも重要です。ビジネス戦略と一体化した計画を立てることを意識しましょう。

採用計画が必要となる理由は、以下の2点が挙げられます。

・優秀な人材の確保

少子高齢化により、優秀な若手の人材採用が難しくなってきました。さらに、2016年に経団連の「採用選考に関する指針」が変更されたことで、新卒採用の選考にかけられる期間が短くなりました。「採用選考に関する指針」は2021年に廃止されましたが、今後も現在と同じような日程が維持される可能性があります。そのため、優秀な人材を確実に確保するために、戦略的な採用計画の重要性がより高まっています。

・コスト削減

採用活動にはコストがかかります。採用活動の期限を定めることで、ダラダラとした惰性的な採用活動を防ぎ、短期間で質の高い採用を行うことができます。

採用計画を立てる際には事前にチェックするべきポイントがあります。何も考えずに計画を立てると、採用計画と会社の事業計画や市場の動向との間にずれが生じてしまう可能性があるため、必ず確認するようにしましょう。

ここでは4つの項目に分けて解説します。

まずは自社の事業戦略や事業計画を確認しましょう。その理由は、採用計画は事業戦略や事業計画を基に立てていく必要があるためです。

事業戦略を基に、どこの部署に、どのような人材が、何人必要なのかを明確にします。例えば、事業戦略の柱にサービスのオンライン化を掲げている場合、エンジニアやデジタルマーケターを積極的に採用する必要があります。

このように、企業の経営目標を達成するためには、採用計画を立てる前に事業戦略や事業計画を確認することがとても重要です。

求職者の動向や採用市場についても確認する必要があります。採用市場は景気動向に影響を受けやすく、常に変化しているためです。

例えば、リーマンショックやコロナ禍など社会で大きな出来事が起こると、採用市場にも大きな影響を与えます。売り手市場になれば、優秀な人材の確保が難しくなるため、年収水準を高めたり求人媒体を多数準備したりして、採用コストを高めに見積もる必要があります。

採用計画を立てる上では、採用競合の状況も把握しなければなりません。競合ではどのような採用を展開しているかを知ることで、競合と自社の差別化を図ることができるためです。

競合の状況を調べることなく自社の採用計画を立ててしまうと、採用時に打ち出すメッセージが同じようなものになったり、仕事内容や給与待遇の面で差別化できなかったりします。すると、自社の採用情報が競合企業の中に埋もれてしまい、求職者に振り向いてもらえない可能性があります。

この企業で働きたいと思ってもらうためには、競合他社とは違う、独自のメッセージやオリジナルの採用計画を立案しましょう。

配属される部署のニーズをヒアリングしておくことも大切です。配属先のニーズと採用した人材にミスマッチが起こると、職場に馴染めなかったり活躍することができなかったりして早期離職につながるためです。

配属先の現場と連携し、過去に採用した人材が配属先の希望と合致していたか、足りない要件はなかったかなど採用課題もチェックしておくとよいでしょう。

採用計画を立てる上では、事業計画など経営視点だけでなく、配属先などの部門の視点も取り入れることで、より強固な採用計画を作ることができます。

採用計画の立て方は以下の通りです。

上記の手順通りに進めると、質の高い採用計画を作ることができます。ここでは、5つのステップについて詳しく解説します。

まずやるべきことは、採用目的や採用目標を明確にすることです。会社の事業計画を遂行するためには、どこの部署に、どのような人材が、何人必要なのかを明確にします。

採用活動の最も重要な目的は、事業計画や経営計画を予定通り行うために組織を強化・拡大することです。事業計画を無視した採用を行うと、企業の成長を遅らせる原因になります。

採用計画が事業計画に影響を与えるということをしっかり理解した上で、採用計画の作成をするようにしましょう。

会社の経営方針や事業計画、配属先の希望などを基に、求めるスキルや行動特性、経験、能力、勤務条件など、採用ターゲットの詳細を明確にします。求める人物像が曖昧なまま採用をしてしまうと、採用活動をしていく中で、迷いやブレが生じかねません。

また、中期的な採用ニーズを把握することも重要です。今後少子高齢化がますます加速する中で、若手の採用が難しくなっていきます。5年後、10年後スパンで想定される採用ニーズを把握することも大切です。

求職者を正確に評価するためには、複数の選考方法を取り入れる必要があります。能力や意欲などを測る書類選考、知識や適性などを測る筆記試験、総合的な人物像をみる面接、といったステップを組み合わせます。特に面接は複数の面接官が担当するため、明確に採用基準を定めておくことが大切です。

求めるターゲット像や採用予算によって採用手法は異なります。選考方法を組み合わせて、求める人材を採用できるようなステップを見極めていきます。

採用は年単位で時間がかかるプロジェクトであるため、事前準備やスケジュールの調整がとても重要です。入社日から逆算して、内定日や選考日程、説明会の開催日などを決めていきます。

競合他社の採用スケジュールも参考にしながら、説明会などの日程が被らないように調整します。また、面接や座談会などの選考には多くの社員が関わり、選考のために時間をさくことになるため、社内のスケジュール調整も必要です。

最後に、募集に使う媒体や採用ツールを選びます。少子高齢化により若手の採用が難しくなってきた昨今、求人媒体の種類や数も豊富になってきています。そのため、どの媒体で募集を行うかの判断が採用の成功に大きく関わります。

主な媒体は、自社の採用サイト、SNS、就職サイト、転職サイト、大学へのアプローチなどです。ターゲットの属性や年齢に合わせて費用対効果を意識しながら選ぶことが大切です。

採用計画を立てる上で「選考フォロー」が重要になります。その理由は「選考フォロー」を怠ると、優秀な人材が選考や内定を辞退する可能性が高まるためです。「選考フォロー」には以下の方法があります。

・面接ごとにフィードバックを行う

面接ごとにフィードバックを行うことで「人を大切にしてくれる会社」「一人ひとりと向き合ってくれる」という印象を与えます。また、選考者の強みやその強みを生かせる職種について具体的に伝えることで、会社への入社意欲を高めます。

・応募者に合った社員をマッチングする

魅力的な社員と出会うと、その会社の魅力として印象に残ります。そのため、「選考フォロー」において、応募者のタイプや価値観に合った社員をマッチングすることが重要です。

採用計画を立てる際は求職者の動向や採用市場、採用競合の状況を確認することが大切です。事業戦略や事業計画を基に採用の目的や目標を明確にし、求める人物像を把握しましょう。

少子高齢化が進む日本では、若い世代の人材確保が難しくなっています。さらに、採用担当者の業務は膨大であるため、採用計画の立案や最終面接などのコアな部分以外の採用業務をプロに外注するということは賢い選択です。