採用活動の進め方を徹底解説|採用を成功させるポイントも

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採用活動の進め方を徹底解説|採用を成功させるポイントも

企業と応募者のミスマッチは離職率の上昇につながるため、企業側は採用活動の段階で求める人物像を明確化するのが大切です。採用担当者の中には、採用活動を成功させて社員の定着率を上げたいと悩んでいる人もいるでしょう。

当記事では、採用計画の策定から採用活動の分析・改善まで、採用活動の進め方を具体的に解説します。採用活動をスムーズに進めるためのポイントが知りたい人や、採用活動の改善を図りたい人はぜひご一読ください。

1.採用にはどのような種類がある?

採用活動には多くのコストがかかります。また、採用した後も教育の負担があるため長期的に見たコストは計り知れません。しかし、採用は企業の経営・事業計画の土台です。企業の成長を支える人材を確保するために、採用活動は必要不可欠です。

採用には、新卒採用と中途採用の2種類があり、採用目的や特徴が異なります。ここでは、新卒採用と中途採用の違いを説明します。

1-1.新卒採用

新卒採用とは、高卒もしくは大学卒が予定されている人材を採用することです。新卒者は「学校を卒業してから初めて社会で働く人」を意味します。年齢に制限はなく、国の方針により卒業後3年までを新卒扱いにする企業が増加しています。企業にとって新卒採用を行うメリットは以下の通りです。

  • 採用コストが抑えられる
  • 従業員の年齢バランスが取りやすい
  • 将来の幹部候補として育成しやすい

新卒採用は、同時期にまとめて採用するため、1人当たりにかかるコストは低くなります。定期的な新卒採用活動で、従業員の年齢構成バランスの調整が可能です。新卒採用は、新卒者が企業文化を素直に受け入れてくれやすいため、将来の幹部候補として育成できるメリットがあります。

1-2.中途採用

中途採用とは、新卒採用以外で人材を採用することです。中途採用は社会人経験がある人材のため、即戦力としての活躍が期待されます。企業にとって中途採用には以下のメリットがあります。

  • 即戦力になる
  • 高いスキル・ノウハウを獲得できる
  • 育成コストがかからない
  • 通年採用が可能

中途採用のほとんどの場合、同業種、同職種からの採用です。専門的な知識や仕事の基本などを理解しており、前職での経験や人脈を併せ持っている人材が多い傾向にあります。

また、新卒採用とは違い、基本的なビジネスマナーの研修などが必要ないため、育成コストを大幅にカットできます。年度途中でも、新規事業の増員など社内のスケジュールに合わせた採用活動が可能です。

2.採用活動の進め方

採用計画は、経営・事業計画から逆算して立てる必要があります。事業計画に適した人材をなるべく少ない労力で獲得するための準備が欠かせません。

採用活動をスムーズに進めるためには、いくつかのステップを踏むことが大切です。ここでは、採用活動の進め方をステップごとに解説します。

2-1.採用計画を立てる

採用計画は経営戦略、事業計画に基づいて立てるため、経営層や現場の責任者へのヒヤリングが必要です。採用計画を立てる際のポイントは以下の3つです。

  • 求める人物像を明確化する
  • 採用スケジュールを立てる
  • 採用手法・チャネルを決める

求める人物像が漠然としていると、ミスマッチが生じるほか、選考がスムーズに進まないなどの問題が出てくる可能性があります。求める人物像を明確化しましょう。

また、無理のない採用スケジュールの作成も大切です。過去の採用活動日程を振り返り採用スケジュールを作成すると、改善点の洗い出しもできるのでおすすめです。

採用手法・チャネルには、自社サイト、求人広告などさまざまな手段があります。求める人材にアプローチできるものを選択しましょう。

2-2.採用戦略を立てる

採用戦略とは、自社が求める人材を獲得するために立てる戦略を指します。採用戦略において、重要なポイントは以下の3つです。

  • 市場・競合・自社の分析をする
  • 中長期的な事業計画を把握する
  • 採用戦略を社内で共有する

採用戦略を立てる際は、求職者のニーズと競合他社の特徴を分析し、自社の訴求ポイントを見つけましょう。

また、中長期的な事業計画を把握し、その計画に必要な人物像(ペルソナ)を設定するのも大切です。採用ターゲットの能力や特徴を明確にし、条件の優先順位をつけると選考がスムーズに行えます。

採用戦略は会社全体で共有し、採用後のフォローや採用戦略の効果検証も行いましょう。半期や年度ごとに採用活動の成果を振り返り、次の採用活動に向けて改善点を洗い出します。一時的な採用戦略ではなく、継続的に成果を出せる戦略設計が理想です。

2-3.採用広報をする

採用広報とは、企業側から働き方や職場の雰囲気、現場の声などのコンテンツを配信することです。広報活動には以下のようなメリットがあります。

  • 自社に関心がある候補者を集めやすい
  • 採用のミスマッチを減らせる
  • 自社の認知度を高められる

積極的に企業情報を発信すると、自社に興味を持っている候補者(母集団)が集まりやすくなります。社風や理念を理解して入社する候補者が増えれば、ミスマッチによる離職が防げ定着率の向上につながるでしょう。

また、採用広報でSNSの有効活用が注目されています。SNSはシェア機能による拡散性が高く、リーチできる人数が多いことが魅力です。自社の認知度が上がると、就職活動中の顕在層だけではなく、潜在層にもアプローチできます。

2-4.選考を進める

応募者が自社の求める人物像に当てはまるかを判断するために、さまざまな選考方法で評価する必要があります。

採用選考には、書類選考・筆記試験・個人面接・グループディスカッションなどがあります。それぞれに特徴があり、評価するポイントが異なるため、自社の採用ニーズに合わせた選考方法を選びましょう。

また、採用担当者と現場の間で求める人物像にずれが生じないよう、欲しい人材を明確に決めておくのも重要です。採用面接を複数人の担当者で行う際は、担当者同士で採用基準をすり合わせ、偏りが出ないように心がけましょう。

2-5.内定者フォローを行う

最近では、複数の企業から内定をもらっている学生も少なくありません。コストをかけて内定を出した学生の内定辞退を防ぐためには、内定者フォローの実施が有効です。

内定者フォローを行う際に重視したいポイントは以下の3つです。

  • 個別にコミュニケーションをとる
  • 職場の雰囲気が伝わる企画をする
  • 社員や他の内定者との懇談会を開く

内定者との信頼関係が入社の決断につながる場合もあります。個別の面談を実施する、定期的に連絡をとるなどのコミュニケーションが大切です。

内定者フォローの目的は、内定者の不安や疑問を解消することです。社風を感じてもらえるような社内イベントや職場体験を企画しましょう。

また、入社後の人間関係に不安を感じている内定者も多くいます。先輩社員や同期になる他の内定者との懇談の場を設けると、入社後に会社に馴染みやすくなります。

2-6.採用活動の分析・改善を行う

採用活動は、情報発信から母集団形成・選考活動・内定者フォローまでを一連の流れとして捉えることが重要です。より効果的に自社に合った採用業務を行うために、データ分析は欠かせません。

効果的な採用データ分析のためには、何のためにデータ分析を行うのかを明確にする必要があります。例えば、就職サイトごとの費用対効果を調べたい、内定辞退率が高いため採用ターゲットを見直したいなど、目的に合った分析を行いましょう。

また、採用活動の課題を見つけて改善するのも大切です。採用活動のフローを見直し効率化を図ることで、コストを削減できるだけでなく、優秀な人材を集められるようになります。

応募から採用に至るまでの過程を一元管理できる採用管理システムや、採用ページのアクセス分析ができるデータ分析ツールを有効活用しましょう。

まとめ

採用には、高卒もしくは大学卒が予定されている人材を採用する「新卒採用」と新卒採用以外で人材を採用する「中途採用」があります。企業側が自社に合った人材を確保するためには、採用目的を踏まえた上で採用活動の手順を踏むのがポイントです。

採用活動の進め方は、まず採用計画と採用戦略を作成し、採用広報、選考、内定者フォローといった流れで行います。最後は採用活動の分析・改善を行い、コスト削減や優秀な人材の採用につなげましょう。

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